OGŁOSZENIE O POSTĘPOWANIU OFERTOWYM z dnia 12/03/2025-# Przygotowywanie i dostarczanie posiłków w ramach planowanej realizacji programu Poczta Obiadowa w okresie 1.06.2026 – 31.05.2027 ZAMOŚĆ

1. Zamawiający:
LUBELSKI ODDZIAŁ OKRĘGOWY POLSKIEGO CZERWONEGO KRZYŻA 
ul. Bursaki 17a, 20-150 Lublin NIP: 7120160508
2. Przedmiot zapytania ofertowego:
Lubelski Oddział Okręgowy Polskiego Czerwonego Krzyża po raz kolejny zamierza realizować program 
Poczta Obiadowa, który polega na dostarczaniu gotowych obiadów bezpośrednio do miejsca 
zamieszkania osobom starszym, które z powodów związanych z wiekiem, nie mają możliwości 
samodzielnego przygotowania ciepłego posiłku i nie mogą liczyć na wsparcie najbliższych. Organizacja 
znajduje i kwalifikuje osoby potrzebujące do programu oraz utrzymuje z nimi kontakt i udziela pomocy w 
sprawach związanych z programem oraz dokonuje wyboru dostawcy posiłków spośród złożonych ofert. 
Przedmiotem zapytania jest usługa przygotowania oraz dostarczania posiłków do miejsca 
zamieszkania seniora, do rąk własnych.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1) Posiłki powinny składać się z dwóch dań tj. zupy oraz dania drugiego co nazywamy zestawem. 
Każdy zestaw składa się z zupy o gramaturze min. 280 ml oraz drugiego dania o gramaturze 
350-400g, o łącznej wartości kalorycznej minimum 700 kcal, skomponowanych tak, by udział 
poszczególnych makroskładników w wartości kalorycznej wynosił odpowiednio: 18% dla białka, 
30% dla tłuszczów, 52% węglowodanów (dopuszczając odchylenia na poziomie +/- 10%) (dalej 
Posiłki).
2) Posiłki powinny być przygotowane wg dwóch wariantów dietetycznych tj. w wersji standardowej 
oraz lekkostrawnej.
3) Potrawy powinny być odpowiednie dla osób starszych, przygotowywane z surowców wysokiej 
jakości z uwzględnieniem ich sezonowości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z 
ograniczoną ilością substancji dodatkowych: konserwujących, zagęszczających, barwiących lub 
sztucznie aromatyzowanych.
4) Posiłki muszą być przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi dot. 
bezpieczeństwa żywności i żywienia, normami żywienia oraz zaleceniami Instytutu Żywności i 
Żywienia.
5) Jadłospisy muszą być układane przez dietetyka dostawcy, z wyliczeniem zawartości głównych 
składników odżywczych i wartości energetycznej.
6) Jadłospisy muszą być przedstawione do wcześniejszego zatwierdzenia przez Organizację z 
wyprzedzeniem do 14 dni przed planowaną dostawą.
7) Dostawy będą realizowane 1 lub 2 razy w tygodniu, w zależności od przyznanej liczby posiłków 
dla Podopiecznego. 
8) Posiłki muszą być dostarczane w technologii schłodzonej Cook & Chill, wymagające 
przechowywania i transportu w warunkach chłodniczych, przeznaczone do spożycia po 
podgrzaniu.
9) Posiłki powinny być dostarczane w odpowiednich warunkach chłodniczych – 2 zestawy w jednej 
dostawie z terminem przydatności do spożycia min. 2 dni, łącznie z dniem dostawy.
10) Posiłki powinny być dostarczane w atestowanych opakowaniach jednorazowych wykonanych z 
materiałów dopuszczonych do kontaktu z żywnością, nadających się do recyclingu, 
zapewniających szczelność.
11) Posiłki mogą być również dostarczane w specjalistycznych pojemnikach wielorazowych. 
Wytyczne, co do postępowania i obiegu pojemników powinny być opisane w GHP zakładu, w 
szczególności dokumentacja musi zawierać opis: a) materiału z jakiego są wykonane –
dopuszczenie do kontaktu z żywnością, również gorącą lub o wysokiej kwasowości, odporność 
na wysokie temperatury i środki dezynfekujące, b) sposobu, częstotliwości oceny stanu 
technicznego – jakiekolwiek uszkodzenie / pęknięcie / ubytek / brak szczelności powinno 
dyskwalifikować do ponownego użycia, c) sposobu mycia i sterylizowania – metoda, czas, środki 
chemiczne, 11 d) sposobu przechowywania umytych pojemników przed ich ponownym użyciem 
– zmniejszenie ryzyka zanieczyszczenia, kroskontaminacji / separacja stref przyjmowania 
brudnych i przechowywania czystych.
12) Dostawy powinny być realizowane dedykowanymi samochodami-chłodniami spełniającymi 
odpowiednie normy sanitarno-epidemiologiczne oraz dotyczące bezpieczeństwa żywności i 
żywienia i przy zachowaniu ciągu chłodniczego, gwarantując właściwą temperaturę posiłków.
Zachowanie właściwych warunków chłodniczych podczas transportu będzie rejestrowane i 
archiwizowane w formie elektronicznej przez Dostawcę i być dostępne do wglądu na żądanie 
Zamawiającego.
13) Na opakowaniach posiłków musi znajdować się etykieta zawierająca wymagane prawem 
informacje dot. posiłku, jak również nazwę i logo programu, logo Zamawiającego, oraz numer 
infolinii umożliwiającej zgłoszenie uwag dot. jakości posiłku. Wykonawca w późniejszym czasie 
otrzyma stosowne pliki graficzne konieczne do stworzenia etykiety.
14) Zestawy posiłków w opakowaniach powinny być dostarczone do seniorów w torbach lub 
opakowaniach zbiorczych, takich jak: skrzynki, kartony, steroboxy i inne. Wszystkie dodatkowe 
opakowania powinny być oznaczone logotypem Programu.
15) Posiłki muszą być dostarczone „do rąk własnych” Podopiecznego lub osoby z nim 
zamieszkującej w dniach i godzinach ustalonych w harmonogramie zamawiającego.
16) Wykonawca ma obowiązek pobierać próbki przygotowanych posiłków oraz przechowywać je, 
zgodnie z przepisami prawa (minimum 72h od momentu, w którym dana partia posiłków powinna 
być spożyta).
17) Wykonawca jest zobowiązany zapewnić utylizację odpadów użytych do produkcji posiłków 
zgodnie z obowiązującymi przepisami.
18) Zamawiający może dokonywać niezapowiedzianych kontroli zakładu cateringowego i procesu 
produkcyjnego tzw. „audyt”.
19) Wykonawca powinien okazać deklarację zgodności i dokumentację potwierdzającą 
bezpieczeństwo opakowań do żywności (naczynia jednorazowego użycia).
20) Nieodebrane zestawy obiadowe dostawca jest zobowiązany dostarczyć do odpowiedniego dla 
regionu biura Polskiego Czerwonego Krzyża.
21) Potwierdzeniem dokonania dostawy Posiłków dla Organizacji będzie zeskanowanie przez 
kierowcę dostarczającego posiłki podczas każdej dostawy unikalnego kodu QR, który za zgodą 
Podopiecznego został umieszczony po wewnętrznej stronie drzwi wejściowych w miejscu 
zamieszkania seniora. Kierowcy powinni dysponować telefonem z systemem Android i mieć 
indywidualne konto w dedykowanej aplikacji mobilnej. W przypadku problemów z dostawą 
Dostawca zobowiązany jest do podjęcia min. 2 prób kontaktu telefonicznego z Podopiecznym.
22) Zamawiający zastrzega sobie prawo do monitorowania i kontrolowania posiłków pod kątem 
bezpieczeństwa żywności, jakości, w tym zgodności wartości kalorycznej i wagowej posiłków i 
zgodności z uzgodnionym jadłospisem.
23) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany rodzaju diety (z wariantu standardowa na 
lekkostrawna bądź odwrotnie) lub odwołanie terminu dostaw z uwagi na planowaną nieobecność 
w miejscu zamieszkania wskazanym przez Podopiecznego, poprzez wprowadzenie stosownej 
modyfikacji danych do Aplikacji, do 48h (lub w krótszym terminie ustalonym umową) przed datą 
konkretnej dostawy zgodnie z harmonogramem.
24) Szacunkowa miesięczna liczba osób objętych dożywianiem: 40
25) Szacunkowa miesięczna liczba zestawów obiadowych (jedna lub dwie dostawy w tygodniu, 2 
zestawy w dostawie): 500 obiadów.
26) Obszar dostaw posiłków: granice administracyjne miasta Zamość.
27) Godziny dostaw posiłków: 7:00 – 13:00.
28) Wykonawca powinien przedstawić krótki opis procesu produkcji i dostawy, wskazać miejsce 
produkcji, a także podać harmonogram czasowy (gdzie i w jakich godzinach posiłki zostaną 
przygotowane i zapakowane, jak będzie zorganizowana dostawa).
29) Wykonawca powinien posiadać dokumentację potwierdzającą, iż może świadczyć usługi w 
danym zakresie (obiekt powinien posiadać decyzję zatwierdzającą wydaną przez właściwego 
Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego).
30) Wykonawca powinien przedstawić aktualną opinię właściwego Państwowego Powiatowego 
Inspektora Sanitarnego odnoszącą się do zapewnienia właściwych warunków technicznosanitarnych pomieszczeń z uwzględnieniem ilości asortymentu sprzętu i urządzeń niezbędnych 
do świadczenia usług żywienia.
31) Dostawca powinien posiadać wymagane przez polskie prawo świadectwa pochodzenia towarów, 
zaświadczenia i inne dokumenty, potwierdzające jakość i przydatność do spożycia Posiłków oraz 
wszelkie inne dokumenty wymagane przez Państwową Inspekcję Sanitarną i Państwową 
Inspekcję Handlową.
32) Wykonawca oświadcza, że usługi wykonywane są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie 
przepisami prawa oraz zasadami GHP, GMP i systemu HACCP.
33) Wykonawca powinien poinformować o uzyskanych przez niego dodatkowych dobrowolnych 
zewnętrznych certyfikacjach.
34) Dodatkowo, na etapie podpisywania umowy, Wykonawca powinien przekazać Organizacji wykaz 
osób, które będą uczestniczyły podczas realizacji zamówienia.
35) Wykonawca będzie posiadał obowiązek niezwłocznego podjęcia reakcji (w dniu otrzymania 
zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie wpłynęło w dniu roboczym bądź nie później niż w pierwszym dniu 
roboczym po otrzymaniu zgłoszenia w innym niż roboczy dniu) w przypadku sytuacji krytycznych 
(np. podejrzenia zatrucia Podopiecznego).
36) Inne zapisy obligatoryjne umowy pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą:
a) obowiązek przeszkolenia kierowców do kontaktów z Podopiecznymi (po stronie 
Zamawiającego), 
b) prawo do udostępnienia Fundacji jako organizującemu Program kopii umowy z dostawcą oraz 
przekazania wyników audytu Fundacji, 
c) brak minimalnego wolumenu Posiłków zamawianych w ramach pojedynczej dostawy oraz 
obowiązek zapłaty wyłącznie za Posiłki, dostarczone zgodnie z regulaminem programu oraz 
zapisami umowy.
4. Termin wykonania zadania:
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: 1.06.2026 r. – 31.05.2027 r. z możliwością przedłużenia.
Zamawiający wymaga zaoferowania 14 dniowego terminu płatności.
Rozliczenia między zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą przelewem na podstawie faktury 
miesięcznej wystawionej przez Wykonawcę maksymalnie do 10 dnia kolejnego miesiąca.
5. Kryteria oceny ofert:
1) Ocena w ramach kryteriów będzie dokonywana na podstawie wypełnionego przez przyszłego 
Wykonawcę formularza ofertowego (załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego).
2) Kryteria oceny:
a) Kryterium ceny – maks. 60 punktów. Prosimy podać cenę brutto jednego zestawu 
obiadowego w walucie polskiej (polski złoty). Cena powinna uwzględniać wszystkie koszty.
Opis sposobu obliczania kryterium:
C=(Cmin : Co) x 60
gdzie:
C – liczba punktów przyznanych w danym kryterium
Cmin – najniższa cena spośród ważnych ofert
Co – cena obliczona badanej oferty
b) Kryterium doświadczenia - tj. doświadczenie dostawcy w realizacji przygotowania i dostaw 
posiłków – maks. 30 punktów. W ofercie należy zawrzeć szczegółowe informacje bądź 
dokumenty poświadczające realizację usług o podobnym charakterze.
Opis sposobu obliczania kryterium:
• Liczba dostarczonych w przeciągu ostatniego roku posiłków (maks. 15 pkt.):
D=(Lmin : Lo) x 15
gdzie:
D – liczba punktów przyznanych w danym kryterium
Lmin – najniższa liczba dostaw spośród ważnych ofert
Lo – liczba dostaw określona w danej ofercie
(w celu weryfikacji prosimy o załączenie odpowiednich faktur, kontraktów, 
poświadczających wypełnienie kryterium)
• Doświadczenie w przygotowywaniu posiłków w formie Cook & Chill (maks. 5 pkt.):
1 pkt. za każdy rok doświadczenia w przygotowywaniu posiłków w określonej formie
(w celu weryfikacji prosimy o załączenie odpowiednich faktur, kontraktów, 
poświadczających wypełnienie kryterium)
• Doświadczenie w świadczeniu usług przygotowywania i dostarczania posiłków 
(maks. 5 pkt.):
1 pkt. za każdy rok świadczenia usług 
(w celu weryfikacji prosimy o załączenie odpowiednich faktur, kontraktów, 
poświadczających wypełnienie kryterium)
• Certyfikaty, nagrody z dziedziny świadczonych usług (maks. 5 pkt.)
(w celu weryfikacji prosimy o załączenie odpowiednich certyfikatów, 
dyplomów, poświadczających wypełnienie kryterium)
c) Kryterium brandingu – maksymalnie 5 punktów – zobowiązanie kierowców do noszenia 
koszulek i czapek z logo programu (ew. innych uzgodnionych elementów.
Opis sposobu obliczania kryterium:
• 0 pkt. – oferent deklaruje, że nie będzie zobowiązywał kierowców do noszenia 
koszulek lub czapek z logiem Programu;
• 2 pkt. – oferent deklaruje, że kierowcy będą nosić wyłącznie czapki z logiem 
Programu w trakcie dostaw;
• 3 pkt. – oferent deklaruje, że kierowcy będą nosić wyłącznie koszulki z logiem 
Programu w trakcie dostaw;
• 5 pkt. – oferent deklaruje, że kierowcy będą nosić czapki i koszulki z logiem 
Programu w trakcie dostaw.
d) Kryterium społeczne – maksymalnie 5 punktów - jeśli zatrudniają Państwo osoby należące 
do najbardziej wrażliwych grup społecznych, w tym osoby 60+, osoby z orzeczeniem o 
niepełnosprawności, uchodźców, prosimy o zawarcie szczegółowych informacji w ofercie. 
W ramach kryterium społecznego uwzględnimy wyłącznie zatrudnienie w oparciu o umowy 
o pracę.
Opis sposobu obliczania kryterium:
• 0 pkt. – oferent deklaruje, że nie zatrudnia osób, o których mowa; 
• 1 pkt. – oferent deklaruje, że zatrudnia od 1 do 2 osób, o których mowa;
• 2 pkt. – oferent deklaruje, że zatrudnia od 3 do 5 osób o których mowa;
• 3 pkt. – oferent deklaruje, że zatrudnia od 6 do 8 osób o których mowa;
• 4 pkt. – oferent deklaruje, że zatrudnia od 9 do 10 osób o których mowa;
• 5 pkt. – oferent deklaruje, że zatrudnia powyżej 10 osób o których mowa
3) W ramach Zapytania ofertowego zostanie wyłoniony Wykonawca, którego oferta uzyska 
największą liczbę punktów z kryteriów, o których mowa powyżej.
6. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert.
1) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę do Zapytania ofertowego.
2) Do oferty należy dołączyć:
• wypełniony formularz ofertowy z wymaganymi załącznikami, zgodnie ze wzorem 
stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego,
• pełnomocnictwo, w przypadku gdy ofertę lub załączone dokumenty podpisuje 
pełnomocnik,
• pozostałą dokumentację, wskazaną we wcześniejszych punktach.
3) Ofertę oraz wymagane dokumenty należy złożyć:
• drogą elektroniczną na adres maciej.mocko@pck.pl pod tytułem Oferta Poczta 
Obiadowa.
• pocztą tradycyjną lub osobiście w biurze Lubelskiego Oddziału Okręgowego PCK w 
Lublinie, ul. Bursaki 17a 20-150 Lublin z dopiskiem na kopercie Oferta Poczta 
Obiadowa.
4) Zamawiający dopuszcza złożenie oferty (oraz załączników – jeśli wystąpią) w formie skanu lub 
dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub 
podpisem osobistym.
5) Termin złożenia oferty: 17 marca 2026 r. do godziny 16:00.
6) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7) Zamawiający informuje, iż oferty składane w ramach Zapytania ofertowego są objęte tajemnicą. 
Zamawiający zastrzega jednak, że mogą być one ujawnione grantodawcy, który udziela 
Zamawiającego wsparcia na realizację programu.
8) Termin związania ofertą: 30 dni, liczony od upływu terminu składania ofert.
7. Informacje dodatkowe:
1) Porozumiewanie się z Zamawiającym w związku z Zapytaniem ofertowym odbywa się za pomocą 
środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
2) Osoba do kontaktu: Maciej Mocko, Kinga Zielnicka
kontakt: maciej.mocko@pck.pl, tel. 729170247, kinga.zielnicka@pck.pl, tel. 729170223 od 
poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 15:00.
3) Wobec niniejszego zamówienia nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.
4) Zaproszenie do składania ofert nie jest zamówieniem i nie powoduje powstania żadnych 
zobowiązań wobec stron.

8. Załączniki:
1) Formularz ofertowy