Nowy raport Think Tank PCK „Partnerstwo w warunkach kryzysowych. Efektywność i organizacja pomocy humanitarnej w Polsce - perspektywa jednostek samorządu terytorialnego"

Współpraca samorządów i organizacji pozarządowych to jeden z kluczowych elementów skutecznej pomocy humanitarnej w Polsce. Doświadczenia związane z wojną w Ukrainie, presją migracyjną na granicy polsko-białoruskiej oraz lokalnymi katastrofami pokazują jednak, że system wciąż zbyt często opiera się na doraźnych rozwiązaniach, osobistych kontaktach i zaangażowaniu konkretnych osób. Raport Think Tanku Polskiego Czerwonego Krzyża „Partnerstwo w warunkach kryzysowych. Efektywność i organizacja pomocy humanitarnej w Polsce - perspektywa jednostek samorządu terytorialnego" wskazuje najważniejsze bariery i pokazuje, jak przygotować lokalne społeczności na kolejne kryzysy.

Ostatnie lata były dla polskich samorządów wyjątkowym sprawdzianem. W pierwszych miesiącach po rozpoczęciu pełnoskalowej agresji Rosji na Ukrainę to właśnie na poziomie lokalnym organizowano miejsca zakwaterowania, pomoc rzeczową i informacyjną oraz wsparcie dla osób uciekających przed wojną. Jednocześnie samorządy mierzyły się z presją migracyjną na granicy polsko-białoruskiej, a także z powodziami, nawalnymi opadami i innymi sytuacjami kryzysowymi.

W tych warunkach szczególnego znaczenia nabrała współpraca administracji z organizacjami pozarządowymi. To organizacje społeczne często dysponują wolontariuszami, doświadczeniem i bezpośrednim kontaktem z mieszkańcami, podczas gdy samorząd ma struktury i możliwości koordynowania działań na poziomie lokalnym. Połączenie tych potencjałów może decydować o tym, jak szybko i skutecznie pomoc trafi do osób, które jej potrzebują.

Problem w tym, że - jak wynika z raportu Think Tanku PCK - współpraca ta nie zawsze ma charakter trwały i systemowy. W wielu przypadkach skuteczność działań wynikała z zaangażowania konkretnych osób, wzajemnego zaufania i nieformalnych kontaktów, a nie z wcześniej przygotowanych procedur. Takie rozwiązanie sprawdza się dobrze, dopóki po obu stronach są ludzie, którzy się znają i potrafią szybko podejmować decyzje. Przy nagłej zmianie kadrowej albo kryzysie w miejscu, gdzie takich relacji wcześniej nie zbudowano, system może okazać się znacznie mniej odporny.

Jak podkreśla, doświadczenia ostatnich lat pokazały, jak ważne jest sprawne funkcjonowanie systemu wsparcia na poziomie gmin. To właśnie tam, najbliżej mieszkańców, zapadają decyzje o skuteczności reagowania i jakości udzielanej pomocy. Dlatego jednym z najważniejszych wyzwań pozostaje stworzenie modelu współpracy, który będzie działał nie tylko dzięki indywidualnemu zaangażowaniu, ale również dzięki wcześniej przygotowanym rozwiązaniom.

Jednym z podstawowych wniosków raportu jest potrzeba budowania partnerstw jeszcze przed pojawieniem się sytuacji nadzwyczajnej. W wielu gminach relacje między samorządem a organizacjami pozarządowymi rozwijały się dopiero w odpowiedzi na konkretny kryzys - co oznaczało, że jednocześnie trzeba było organizować pomoc i ustalać zasady współpracy. Tymczasem kryzys nie jest dobrym momentem na poznawanie partnerów. Samorząd powinien wcześniej wiedzieć, jakie organizacje działają na jego terenie, jakimi dysponują zasobami i kompetencjami oraz w jakich obszarach mogą zostać zaangażowane. Potrzebne jest także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za współpracę z sektorem pozarządowym i określenie ról poszczególnych podmiotów.

W praktyce oznacza to odejście od traktowania organizacji społecznych wyłącznie jako wykonawców zadań. Powinny one być włączane w planowanie lokalnego systemu reagowania, bo ich doświadczenie i znajomość lokalnych społeczności mogą być bezcenne w sytuacji zagrożenia.

Jak zaznacza, dlatego właśnie relacje międzysektorowe są tak ważnym elementem analiz dotyczących bezpieczeństwa społecznego i zarządzania kryzysowego. Nie chodzi bowiem wyłącznie o ocenę, jak samorządy i NGO poradziły sobie w konkretnych sytuacjach, ale o sprawdzenie, czy doświadczenia ostatnich lat mogą posłużyć do stworzenia bardziej odpornego systemu na przyszłość.

Jedną z barier wskazanych w raporcie jest przepływ informacji między jednostkami samorządu terytorialnego a organizacjami społecznymi. W sytuacji kryzysowej potrzebna jest szybka wiedza o skali potrzeb, dostępnych zasobach i możliwościach poszczególnych podmiotów. Gdy informacje pozostają rozproszone, trudniej właściwie skierować pomoc. Problemem okazują się też obawy związane z interpretacją przepisów o ochronie danych osobowych. Ostrożność w tym zakresie jest oczywiście konieczna, ale brak jasnych zasad może prowadzić do sytuacji, w której instytucje nie wykorzystują informacji potrzebnych do sprawnego koordynowania działań. Dlatego raport wskazuje na potrzebę opracowania standardów współdzielenia danych w sytuacjach kryzysowych, stworzenia wspólnych narzędzi informacyjnych oraz wzmocnienia kompetencji prawnych osób zaangażowanych w organizowanie pomocy. Nie chodzi o ograniczenie ochrony danych, lecz o stworzenie jasnych reguł, które pozwolą zachować bezpieczeństwo informacji bez paraliżowania współpracy.

Kolejnym problemem są kwestie finansowe. Respondenci zwracali uwagę na czasochłonność i złożoność procedur oraz ograniczoną elastyczność mechanizmów finansowania działań pomocowych. W warunkach kryzysowych potrzeby zmieniają się szybko - pomoc potrzebna jednego dnia kolejnego może wymagać zupełnie innego rodzaju wsparcia. System finansowania powinien więc umożliwiać reagowanie na rzeczywistą sytuację, a jednocześnie zapewniać przejrzystość i możliwość późniejszego rozliczenia środków.

Raport rekomenduje wprowadzenie uproszczonych ścieżek finansowania działań kryzysowych, większą elastyczność sposobów rozliczania wsparcia oraz rozwój cyfrowych narzędzi sprawozdawczych. To przykład problemu, który w czasie normalnego funkcjonowania może wydawać się wyłącznie kwestią administracyjną, ale podczas kryzysu bezpośrednio wpływa na tempo udzielania pomocy.

Nie bez znaczenia pozostaje zróżnicowanie samorządów. W jednych gminach działa wiele organizacji pozarządowych, funkcjonują grupy wolontariuszy i istnieją relacje wypracowane podczas wcześniejszych działań. W innych sektor społeczny jest znacznie słabszy, co ma bezpośredni wpływ na możliwości reagowania – tam, gdzie organizacji jest niewiele, trudniej szybko uruchomić dodatkowe zasoby i dotrzeć do określonych grup mieszkańców. Dlatego przygotowanie do kryzysu powinno obejmować systematyczną identyfikację lokalnych zasobów. Samorząd powinien wiedzieć, jakie organizacje działają na jego terenie, czym się zajmują, jakie mają doświadczenie i w jakich obszarach mogą zostać zaangażowane.

Sama lista kontaktów nie wystarczy. Potrzebne są również wspólne ćwiczenia, które pozwolą sprawdzić, czy przyjęte procedury rzeczywiście działają – dopiero w praktyce widać, gdzie pojawiają się problemy z komunikacją, podziałem odpowiedzialności czy przekazywaniem informacji.

Z przeprowadzonej analizy wyłaniają się cztery podstawowe obszary wymagające dalszej pracy. Pierwszy to wzmocnienie sieciowego modelu współpracy, w którym samorząd pełni funkcję koordynatora lokalnej sieci pomocowej, a organizacje pozarządowe są rzeczywistymi partnerami. Drugi to uproszczenie finansowania i rozliczania działań podejmowanych w warunkach kryzysowych. Trzeci dotyczy bezpiecznej wymiany informacji i stworzenia wspólnych narzędzi umożliwiających sprawniejsze koordynowanie pomocy. Czwarty to budowanie partnerstw jeszcze przed kryzysem - poprzez porozumienia, identyfikację zasobów i wspólne ćwiczenia.

Wszystkie te rekomendacje prowadzą do jednego celu: zastąpienia doraźnej mobilizacji rozwiązaniami, które można uruchomić szybko, bo zostały przygotowane wcześniej.

Raport „Partnerstwo w warunkach kryzysowych. Efektywność i organizacja pomocy humanitarnej w Polsce - perspektywa jednostek samorządu terytorialnego" trafia do debaty publicznej w szczególnym momencie. Samorządy dostosowują swoje struktury i procedury do nowych rozwiązań związanych z ochroną ludności i obroną cywilną, a doświadczenia zebrane podczas ostatnich kryzysów mogą stanowić ważny punkt odniesienia przy budowaniu przyszłego systemu.

Największym wyzwaniem nie jest przewidzenie wszystkich możliwych zagrożeń - tego nie da się zrobić. Można natomiast przygotować zasady współpracy, rozpoznać lokalne zasoby, wyznaczyć odpowiedzialność i zbudować relacje między instytucjami, zanim pojawi się sytuacja wymagająca natychmiastowego działania.

To właśnie odporność lokalnych społeczności jest ostatecznym sprawdzianem całego systemu. Ostatnie lata pokazały, że w Polsce nie brakuje ludzi gotowych pomagać. Samorządy, organizacje społeczne i mieszkańcy potrafią mobilizować się w sytuacji zagrożenia. Problem w tym, by ta mobilizacja nie musiała za każdym razem zaczynać się od zera.

Skuteczna pomoc humanitarna nie powinna być bowiem dziełem przypadku ani wyłącznie efektem osobistego zaangażowania kilku osób. Powinna być rezultatem wcześniej zbudowanego partnerstwa, sprawnej komunikacji i systemu gotowego do działania, zanim kryzys na dobre się rozpocznie.

Badanie Think Tanku PCK pn. „Partnerstwo w warunkach kryzysowych. Efektywność i organizacja pomocy humanitarnej w Polsce - perspektywa jednostek samorządu terytorialnego” przeprowadzono w pierwszej połowie 2026 r. Wzięło w nim udział 185 gmin z całej Polski, które posiadają doświadczenie w pomocy humanitarnej w latach 2020-2026. Badanie zostało sfinansowane ze środków Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030.