Asystent Krajowego Biura Informacji i Poszukiwań

Funkcja i opis stanowiska pracy Asystent Krajowego Biura Informacji i Poszukiwań Restoring Family Links (RFL)

Polski Czerwony Krzyż (PCK)

Nazwa stanowiska pracy: Asystent KBIiP (RFL)

Pracodawca: Polski Czerwony Krzyż (PCK)

Miejsce zatrudnienia: Warszawa

Dział: Krajowe Biuro Informacji i Poszukiwań (RFL)

Bezpośredni przełożony: Kierownik KBIiP (RFL)

Warunki zatrudnienia: umowa o pracę, pełen etat

Cel pracy: wzmocnienie i utrzymanie potencjału i zdolności reagowania PCK w zakresie RFL

Minimalna wymagana wiedza i doświadczenie

  • Dyplom ukończenia studiów lub co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w zarządzaniu biurem
  • 2 lata doświadczenia w pracy w dziedzinie pomocy humanitarnej
  • Doświadczenie jako wolontariusz (preferowane) lub przynajmniej ogólna wiedza na temat podstawowych zasad, mandatu i struktury Międzynarodowego Ruchu Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca
  • Minimalna wiedza na temat programu Restoring Family Links (Przywracanie Więzi Rodzinnych)
  • Minimalne doświadczenie w zarządzaniu/administrowaniu biurem
  • Minimalne doświadczenie w nadzorowaniu i szkoleniu pracowników/wolontariuszy
  • Minimalne doświadczenie w pracy przy katastrofach/operacjach kryzysowych
  • Umiejętność pracy w zespole
  • Dobra znajomość obsługi komputera
  • Dobre umiejętności komunikacyjne
  • Dyspozycyjność do podróżowania/odwiedzania oddziałów PCK w zależności od potrzeb
  • Native speaker języka polskiego
  • Dobra znajomość języka angielskiego
  • Znajomość innych języków obcych będzie dodatkowym atutem (np. rosyjski, ukraiński itp.)

Główne obowiązki i zadania

Pod nadzorem kierownika działu KBIiP (RFL) asystent ds. RFL zapewnia:

Wsparcie administracyjne:

  • Właściwe zarządzanie budżetem i wydatkami KBIiP (RFL)
  • Prowadzenie ewidencji finansowej wszystkich wydatków KBIiP (RFL)
  • Zapewnienie prawidłowej realizacji planów, budżetu oraz działań odpowiednich pracowników/wolontariuszy
  • Odpowiadanie na wszelkie ogólne zapytania KBIiP (RFL)
  • Współpraca i współdziałanie z innymi właściwymi departamentami PCK, siecią KBIiP (RFL) i wszystkimi zainteresowanymi władzami / sektorami / partnerami związanymi z KBIiP (RFL)
  • Udział w konferencjach, seminariach, spotkaniach wewnętrznych i zewnętrznych związanych z realizacją zadań

Analiza, zarządzanie i monitorowanie działań w zakresie RFL:

  • Udział w ocenie, projektowaniu, planowaniu, realizacji i monitorowaniu działań w ramach programu KBIiP (RFL) w zależności od potrzeb.
  • Zrozumienie wytycznych/procedur pracy KBIiP (RFL) i zapewnienie ich stosowania przez pracowników/wolontariuszy.
  • Dostarczanie statystyk i regularnych sprawozdań na temat działalności KBIiP (RFL) i usług oferowanych beneficjentom
  • Przeprowadzenia losowej analizy spraw i kontroli jakości
  • Przestrzeganie zasad poufności i ochrony danych

Wsparcie dla pracowników PCK i wolontariuszy zaangażowanych w działania KBIiP (RFL):

  • Wspieranie zespołu KBIiP (RFL) wraz ze szkoleniem administracyjnym i organizacyjnym dla wolontariuszy/personelu, aby ułatwić im wykonywanie działań
  • Szkolenie wolontariuszy/pracowników w zakresie realizacji zadań KBIiP (RFL)
  • Wspieranie pracowników i wolontariuszy zaangażowanych w działalność KBIiP (RFL) , w zależności od potrzeb
  • Utrzymanie przepływu informacji między pracownikami i wolontariuszami zaangażowanymi w działalność KBIiP (RFL)
  • Zapewnienie pracownikom i wolontariuszom zaangażowanym w KBIiP (RFL) wszelkiego niezbędnego sprzętu RFL do wykonywania swoich zadań
  • Zapewnienie właściwego obchodzenia się ze sprzętem RFL i jego zabezpieczenia przez pracowników i wolontariuszy zaangażowanych w pracę KBIiP (RFL)
  • Identyfikowanie wszelkich wymagań i podejmowanie działań w odpowiednim czasie
  • Rejestrowanie i/lub organizowanie rejestracji wszystkich indywidualnych spraw RFL, zapewniając ich przekazywanie i monitorowanie przy użyciu systemu ASPERA FASPEX do bezpiecznej wymiany plików
  • Przestrzeganie Podstawowych Zasad Międzynarodowego Ruchu Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca

Inne zadania:

Wykonywanie wszelkich innych zadań zleconych przez kierownika KBIiP (RFL)

Wymagania

Doświadczenie

Wymagane

Wskazane

Wykształcenie wyższe lub co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w zarządzaniu biurem

X

Doświadczenie w pracy w zarządzaniu/administracji

X

Umiejętność prowadzenia dokładnych ewidencji, zarządzania plikami, skrupulatna dbałości o szczegóły

X

Umiejętność pracy pod presją czasu

X

Wiedza i umiejętności

Wymagane

Wskazane

Zdolność do pracy nad ewaluacją, modelowaniem, projektowaniem, implementacją i monitorowaniem aktywności RFL

X

Umiejętność prowadzenia statystyk i regularnych raportów na temat aktywności RFL i działań oferowanych dla beneficjentów

X

Rozwinięte zdolności komunikacyjne oraz organizacyjne

X

Umiejętność obsługi komputera – Microsoft, Office, Outlook, Teams, itp.

X

Języki

Wymagane

Wskazane

Rosyjski/Ukraiński – znajomość B1

X

Angielski – biegła znajomość

X

Arabski, Dari, Pashtu (wskazane, ale nie wymagane)

X

Oferujemy:

  • umowę o pracę na pełen etat
  • umowę na czas określony do 31.12.2022 r.
  • pracę w międzynarodowej organizacji o ugruntowanej pozycji w dziedzinie pomocy humanitarnej
  • pracę pełną wyzwań

Kontakt: Prosimy o przesyłanie CV, listu motywacyjnego do dnia 28 sierpnia 2022 roku na e-adres: malgorzata.kruszewska@pck.pl lub pocztą na adres: 00-561 Warszawa, ul. Mokotowska14. O zakwalifikowaniu aplikacji do procesu rekrutacji decyduje data wpływu. Spotkania z wybranymi kandydatami odbędą się w dniach 1-7 września 2022 roku.

Prosimy o dopisanie następującej klauzuli:

“Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej aplikacji dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacji (zgodnie z art. 6 ust.1 pkt a RODO.), prowadzonych przez: Polski Czerwony Krzyż ul. Mokotowska 14 , 00-561 Warszawa, na potrzeby niniejszego procesu rekrutacyjnego oraz przyszłych rekrutacji.

Informujemy, że skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.

Wesprzyj nas

Wspieraj nasze działa. Możesz nas wspomóc przez PayU.
Kliknij w przycisk poniżej.

Wesprzyj PCK

Wpłacam




Wysyłając formularz, akceptuję politykę prywatności